An Interview With Amelia Hirawan
(Points of You Indonesia’s Country Leader and CEO of Sinergia Group Indonesia)
By: Marcelina Suganda
Saya sendiri telah bekerjasama dengan puluhan atau bahkan ratusan trainer, coach ataupun fasilitator dalam bisnis di Sinergia Group Indonesia. Saya paham betul bagaimana setiap fasilitator memiliki suatu pengelolaan energi yang berbeda satu sama lain namun dengan tujuan yang sama, yaitu membawa dampak transformasi pada klien atau partisipan mereka di kelas.
Ada yang request berbagai macam jamu saat di kelas supaya performanya tetap baik, ada yang ingin kopi dengan spesifikasi tertentu, atau bahkan bentuk ruang kelasnya harus secara khusus dan lain sebagainya. Namun, ini adalah sebuah perjuangan bagi para trainer, coach ataupun fasilitator, memberikan potensi terbaiknya saat di kelas.
Maka, saya berkesempatan untuk berdiskusi bersama dengan Amelia Hirawan, yang menjalani profesi sebagai Coach, Fasilitator, Entrepreneur dan CEO. Tuntutan pekerjaann ini yang membuatnya, perlu cepat berganti topi dan peran, bahkan juga berpindah lokasi dengan cepat, baik di dalam kota, di luar kota bahkan sampai di luar negeri. Amelia Hirawan berbagi resep supaya kondisinya tetap prima, dan ia tetap dapat menjaga energinya.
Bu, boleh sharing dong pekerjaan atau profesi sebagai fasilitator itu sebenernya ngapain sih?
Kerjaan sebagai fasilitator ya memfasilitasi hehe..
Sebenarnya menjembatani ketika ada isu yang sulit untuk dipecahkan. Karena pada saat seseorang mengalami sebuah isu atau masalah dia ‘kan associate banget dan emosinya juga akan associate dengan masalah tersebut. Saat emosinya ini associate, maka logika atau cara berpikirnya ‘kan tidak lagi jernih. Itulah mengapa fasilitator menghadirkan ruang itu.
Saat mereka stuck fasilitator hadir untuk melengkapi peran tersebut. Hal ini dapat terjadi di berbagai situasi, misal dalam organisasi fasilitator ini akan berperan dalam proses meeting. Misalnya juga dalam mengambil keputusan yang sulit akan ada peran fasilitator untuk melihat sudut pandang yang berbeda sehingga seseorang bisa melihat suatu possibilities dari situasi yang sulit.
Peran sebagai fasilitator juga sebagai orang yang mampu melakukan expanding pada isu yang terjadi tersebut. Sebab seringkali saat seseorang memiliki masalah atau isu, ia tidak dapat melihat suatu hal yang menjadi penyebab masalah tersebut. Fasilitator ini membuat orang tersebut dapat melihat sudut pandang yang baru dan memperluas sudut pandang, agar connect ke ide atau possibilities itu tadi.
Dalam konteks change management, peran fasilitator ini dapat dihubungkan sebagai penjembatan sebuah perubahan. Perubahan itu ‘kan tidak mudah ya… Dan sebenarnya mengapa perubahan itu tidak mudah? Karena seseorang masih lack of resources (tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan). Maka pada area ini, fasilitator dapat memberikan sudut pandang lain yang dapat digunakan sebagai resources orang tersebut sehingga ia dapat melihat hal lain dan perubahan menjadi lebih ringan.
Fasilitator itu menjadi mediator, jembatan, sebagai orang yang memberikan sudut pandang baru, jadi orang yang dapat melengkapi orang lain.
Hal apa dalam proses memfasilitasi ini yang menyenangkan buat ibu?
Hal yang menyenangkan adalah saat mendengarkan ide dan berbagai sudut pandang. Kayak waktu lagi brainstorming gitu kan.. Jadi memang kita perlu memberi suatu ruang / space untuk orang lain agar ia dapat mengeluarkan apa yang ia pikirkan.
Bagi saya kadang amazing, koq bisa ya orang mikir ini, mikir itu, dan ternyata orang itu sebenarnya full of resources (sudah memiliki sumber daya yang dibutuhkan). Namun kadang seringkali ia tidak dapat ruang untuk mengeluarkan potensinya, maka idenya pun tidak dapat disampaikan dengan baik.
Senangnya dalam menjalankan proses fasilitasi, kita dapat menciptakan ruang sehingga orang dapat menjadi sangat eksploratif disana. Berikutnya, kita dapat melihat dinamika. Karena dalam beberapa situasi, saat melihat orang lain berdinamika dalam proses fasilitasi ini, juga memberikan energi juga ke saya sebagai fasilitator. Jadi merasa ‘hidup’, jadi melihat banyak kemungkinan bisa terjadi. Kayak recharge juga melihat dinamika dalam prosesnya.
Hal apa yang challenging / sulit mengelolanya dalam proses ini?
Ketika ada perbedaan pendapat dan orang punya mindset yang berlapis-lapis yang harus dibongkar. Di fasilitasi sebenarnya juga ada proses terapiutik, dimana proses orang mendengarkan, proses orang menerima, proses orang aware bahwa ada sudut pandang lain dari orang di sekitarnya yang perlu mereka terima.
Pada saat orang mungkin tidak lagi aware bahwa ada hal lain di luar dirinya, nah ini yang jadi sulit sih.. Membongkar mindset seseorang itu yang jadi challenging dalam proses ini. Selain itu, bagian challenging lainnya adalah menentukan metode yang akan digunaka. Misalnya dalam proses fasilitasi kita menggunakan post-it, points of you atau kita pakai berbagai macam tools lainnya. Di awal ini akan cukup challenging untuk menentukan metode yang tepat. Tapi sekali sudah ketemu metodenya, akan lebih mudah.
Proses fasilitasinya sendiri tidak mudah, ditambah harus berpergian / traveling kesana kemari, apa nih resep ibu dalam kelola fisik dan energinya?
Wah ini pertanyaan klasik yaa.. Ngomongin tentang traveling sebenarnya ini part of facilitation. Fasilitasi itu kan salah satunya menemukan sudut pandang lain, entah itu ideation atau problem solving. Bagaimana kita mau memecahkan masalah atau dapat ide baru kalau cara berpikirnya masih sama terus?
Nah finally, saat traveling secara fisik dan secara logika kita ini terpicu dengan berbagai macam sudut pandang. Kita lihat hal yang baru, mungkin kita juga mendengarkan orang bicara dengan bahasa yang baru, melihat tempat baru, mengalami kesulitan baru, harus berpikir hal-hal yang baru ‘kan…
Sehingga buat saya pribadi, traveling itu kayak resources untuk nambahin sudut pandang. Dalam satu sisi, traveling itu sebuah pendukung untuk memperluas sudut pandang, memperkaya atau bahkan menambah resources untuk fasilitasi. Justru saya banyak mendapat inspirasi metode, framework saat di kelas, ketika saya dalam satu proses traveling ini.
Untuk mengelola fisik dan energi, ya itu memang PR banget. Tidak hanya untuk fasilitator tapi untuk banyak profesi yang membutuhkan traveling. Tapi justru untuk saya, ini adalah room for improvement yang terus berjalan. Misalnya saja pada saat punya hobi membaca, kita membaca sebuah buku karena bisa releasing dari suatu hal. Namun akan pada di suatu titik tertentu, dimana membaca tidak lagi bisa menjadi ruang releasing untuk kita. Karena kadang mungkin orang butuh tidur, atau jalan-jalan atau light exercise yang bisa menjadi satu kegiatan untuk mempertahankan fisik dan energinya.
Tapi yang pasti bukan soal “apa resepnya” sih, namun lebih ke soal bagaimana kita bisa selalu menemukan aktivitas yang bantu kita untuk mengelola fisik atau energi ini. Karena pasti Anda akan menemukan diri Anda memiliki cara recharge yang berbeda-beda. Memang harus benar-benar mengenali kondisi energinya masing-masing, itu yang pertama. Aware dan observasi kalau energinya sedang turun, sebaiknya apa yang kita lakukan dan tahu hal apa yang dapat membuat energi ini ‘naik’ kembali.
Pengalaman saya di Vietnam, disana saya hanya sekedar membeli bunga. Bersama teman dekat saya, Jennifer, kami merangkainya sendiri dan diletakkan di kamar hotel kami. “Oh ternyata happy yaa.. Bisa recharge saya juga yaa”. Mungkin energinya turun 3 poin, tapi dengan merangkai bunga sederhana ini dapat menambah 1 poin, kan lumayan…
Kedua, untuk recharge, di dunia psikologi ada suatu pendekatan adalah help seeking behavior. Meminta bantuan orang lain, beritahu orang lain kalau energinya sedang tidak dalam kondisi yang baik, kemudian mintalah back-up orang lain. Anda juga bisa menggunakan rumusnya 5W 1 H nih untuk recharge energi ini;
WHY – Mengapa kita perlu recharge energi kita saat ini? Apakah sedang Lelah? Stuck?
WHAT – Apa yang bikin kita happy? Olahraga? Beli bunga? Makan? Atau apa?
WHO – Siapa yang bisa bantuin kita atau support kita untuk mewujudkannya?
WHEN – Kapan waktu yang tepat untuk melakukannya?
WHERE – Kemana tempat yang tepat untuk dapat mengelola energi ini?
HOW – Itu lebih bagaimana melakukan semua di atas ya…
Resepnya adalah kelola fisik, mana yang membuat energi Anda turun dan mana yang membuat energi Anda naik, Anda harus paham benar diri Anda. Kalau membuat energi naik, ya di double.
Pernah dong dalam perjalanan memfasilitasi ini merasa capek dan “malas” dengan partisipan yang akan hadir, bagaimana ibu mengelola ini?
Ah ya pernah malas.. Hehehe..
Apalagi bertemu dengan peserta yang tidak siap untuk berproses. Di area logis, pasti cara mengelola yang pertama adalah dengan mencari metode, memperkaya diri dengan metode untuk membangkitkan mood-nya peserta. Bisa dengan lagu, bisa dengan aktivitas, atau dengan setting ruangan yang membantu membangkitkan mood kita juga.
Dan sebenarnya, itu bukan soal peserta sih ya.. Tapi misalnya Anda tahu kalau, “aduh peserta bakal challenging nih..”. Dari pagi, Anda bisa atur musik yang semangat, sehingga peserta juga terpicu untuk merubah mood-nya. Atau Anda juga bisa menyiapkan goodie bag atau sesuatu yang manis, yang buat Anda sendiri happy, sehingga kalau saya happy semoga bisa bawa energi untuk ditularkan ke peserta. Setting ruangan juga bagian dari fasilitasi yang membantu mood kita juga lebih baik.
Nah, hal yang kedua, ya menerima aja..
Acceptance bahwa pesertanya seperti itu, ya mesti dihadapin juga kan ya.. Enjoy every moment dan percaya aja. Kita memfasilitasi itu ‘kan bukan hanya 5menit. Mungkin 1-3 jam. Maka, mengamini dan percaya pada prosesnya bahwa peserta akan mendapat satu titik balik. Kalau memang peserta belum mendapat satu insight dari proses itu, ya emang belum saatnya dia dapet.
Mungkin kita merasa malas itu karena ekspektasinya kita besar banget terhadap peserta, padahal kita dapat bertanya ke peserta, seberapa energi level mereka saat di ruang kelas Anda. Misalnya dia sendiri malas, lalu apa yang bisa kita lakukan bersama-sama di ruangan ini, agar energinya meningkat dan proses dinamika dalam ruang diskusi juga meningkat? Nah ini adalah teknik yaa.. Put everything on the table. Perlu saling terbuka, jika peserta level energinya rendah, kita pun rendah maka cari caranya bersama-sama untuk meningkatkan level energinya.
Seringkali fasil itu ngebatin (berbicara dalam hati) sendiri. “Aduh kayaknya pesertanya susah ya… Aduh kayaknya saya koq malas yaa..”. Tapi mereka tidak membagi itu pada peserta, jadi akhirnya ribet sendiri. Padahal bisa lho bilang ke peserta, “merasa ga sih dinamika kita di kelas ini agak berat? Karena aku sendiri merasa dinamikanya agak berat lho.. Apakah kalian merasakan hal yang sama? Kalau kalian merasakan hal yang sama yuk do something.” Karena jangan-jangan itu hanya perasaan fasilitator aja, padahal pesertanya sedang bersemangat.
Boleh bagikan hal praktis sebagai permulaan bagi kita yang masih belajar mengelola energi ini?
Hal praktis.. Hahaha..
Yang pertama, adalah belajar aware. Kapan energinya naik, kapan energinya turun. Paling gampang itu mengamati fisik kita sendiri. Kalau fisik kita kayaknya sudah mulai merasa mudah lelah atau Anda merasa tidak nyaman dengan tubuh Anda sendiri, bisa jadi atau banyak kemungkinan energi levelnya memang sedang turun.
Yang kedua, coba ingat satu prinsip ini, life is a movement. Energi selalu terkoneksi dengan kehidupan. Energi selalu terkoneksi dengan pergerakan. Kalau stuck itu artinya bukan energi. Pakai aja quote itu, dari Arnaud Desjardin, seorang penulis dari Prancis yang telah mempelajari banyak pendekatan kepercayaan di dunia.
Jadi, ketika Anda merasa diri Anda stuck, emosinya stuck, badan sulit untuk bergerak, bergeraklah… Tidak gampang memang mengelola mental atau energi ini, karena kita tidak bisa melihatnya. Yang paling mudah adalah gerakkan fisik, entah hanya dengan berjalan, entah lebih menyadari nafas yang Anda hirup, entah dengan stretching atau mulet (gerakan badan kecil untuk melepas kaku di badan) atau apa saja tapi jangan berhenti bergerak, jangan pernah berhenti di suatu ruangan. Kalau Anda merasa stuck di ruang kelas atau fasilitasi, sekedar jalan ke toilet, buang air kecil, cuci muka, atau berkumur, itu pergerakan lho.. Itu energi.
Atau lebih bagus lagi, jika Anda sempat ke alam, Anda akan mengalami situasi pergerakan yang berbeda. Grounded. Terkoneksi dengan alam, pohon, rumput, lepas sepatu Anda dan berjalan tanpa alas kaki, hirup udara segar, stretching, dll. Itu semua menggerakkan yaa.. Atau saat Anda di ruang kelas, Anda bisa putar musik dan bergeraklah atau joged sedikit. Paling tidak itu caranya Anda dapat memicu pergerakan fisik Anda ya…